在職證明有固定格式嗎？
沒有，Q&A 第 18 題寫明沒有決定的樣式，但要載明 5 項內容。
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簽證申請要在職證明：入管廳沒有固定格式，但要有這 5 項內容與證明者資訊
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一分鐘重點
- 在職證明沒有固定格式，但要載明 5 項內容與證明者資訊。
在留申請的文件清單常出現「在職證明書」：證明申請人過去在哪家公司做過什麼工作，或現在在職的資料。公司人事被員工請開在職證明時，常問「入管局要什麼格式」。入管廳就勞資格 Q&A 第 18 題的答案是：沒有固定格式，但請準備載有下列 5 項事項的文件，並在文末載明證明者所屬企業名稱、所在地、職稱與姓名。本篇依 Q&A 與入管廳技人國頁面的文件說明整理，查證日 2026-10-19；員工本人要拿到公司開的證明時，這份清單也可以當作請求的對照表。
同主題可接著看：在留申請提不出住民稅課稅證明與納稅證明怎麼辦：理由書加源泉徵收票、薪資明細。
官方列的 5 項內容
入管廳 Q&A 第 18 題：
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| ① | 申請人的姓名、國籍、出生日期、性別 |
| ② | 所屬部署 |
| ③ | 入社年月日 |
| ④ | 職務上的地位、薪資額 |
| ⑤ | 職務內容 |
文末要寫：證明者所屬企業名稱、所在地、職稱與姓名。Q&A 第 18 題沒有提到印章或特定紙張，但提出文件要符合各申請頁的共通規則：A4 單面、日本發行的證明書自發行日起 3 個月內、外語附日文譯文。
在職證明用在什麼地方
入管廳技人國頁面中，「在職證明書等」出現在 COE、變更、取得三種申請的學歷、職歷欄，用來證明從事相關業務的期間；官方原文是「在職証明書等で、関連する業務に従事した期間を証明する文書」，並註明可含在大學、高等專門學校、高中或專修學校專攻相關科目期間的學校證明。更新申請的文件清單，本站查到沒有列在職證明書這一項。Q&A 第 18 題是從雇主角度寫的：員工請公司開在職證明時，內容怎麼準備，沒有限定用途。
什麼時候要用到
用到的時間點，依你要遞的手續而定：COE、變更、取得申請的職歷欄需要時才開。日本發行的證明書自發行日起 3 個月內才有效，所以也不宜開得太早；在留期間更新的送件期間，依入管廳 16-3 頁，在留期間 6 個月以上者可從屆滿前 3 個月起送件。公司人事要排時間，本站建議需要時提早向公司提出請求。
公司端怎麼開比較不會被退
本站依官方列的 5 項整理三個實務要點（本站建議，非官方規定）：
- 資料要與申請書的職務欄一致，例如職稱與薪資額；數字不一致會讓審查官追問。
- 職務內容寫具體，與在留資格的活動範圍對應，例如技人國的「系統開發」「海外業務」，不要只寫「一般事務」。
- 證明者資訊完整：公司名稱、所在地、職稱與姓名，缺一項就可能被要求補件。
怎麼做
- 申請人先確認申請頁要求的在職證明用途（職歷證明或職務證明）。
- 請公司人事用上述 5 項內容製作，沒有固定格式，也不需要特定公司格式。
- 確認末尾有證明者的公司名稱、所在地、職稱與姓名。
- 文件在台灣開立者，另附日文譯文。
- 日本公司開立的證明，注意 3 個月內有效。
容易踩雷
- 在職證明只寫「在職」，沒有職務內容與薪資額。官方列的 5 項缺少，審查可能補件。
- 證明者資訊只有公司名稱，沒有職稱與姓名。
- 與申請書內容不一致，例如入社日不同。
- 以為一定要用入管廳的特定格式。官方明確說沒有固定格式。
常見問題 FAQ
一定要印章嗎？
Q&A 沒有要求印章；證明者的公司名稱、所在地、職稱、姓名要寫在末尾。
日本以外的公司開的在職證明可以用嗎？
外語文件要附日文譯文；其他要求看各申請頁的說明。
官方來源
- 就労資格在留申請に関するQ&A（令和８年７月、出入國在留管理廳 PDF）（2026-10-19 查證）：Q18「在職証明書について決まった様式はありませんが、以下のような事項が記載されたものをご用意ください。なお、証明者の所属企業名、所在地、職名・氏名を末尾に記載してください。」
- 在留資格「技術・人文知識・国際業務」（出入國在留管理廳）（2026-10-19 查證）：「日本で発行される証明書は全て、発行日から３か月以内のものを提出してください。」「提出書類が外国語で作成されている場合には、訳文（日本語）を添付してください。」
最後查證：2026-10-19
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