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日本在留線上附件超過25MB怎麼辦？再添付通知與無提示PDF錯誤

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2026-10-21查核：逾25MB先附申告書與可交部分，完成原申請後再等官署通知補件。

掃描文件太大，與PDF雖然傳上去、入管卻無法讀取，是不同的問題。前者通常會顯示容量錯誤；後者依官方說明，可能完全沒有錯誤訊息。要確認文件真的可供審查，需要把容量、檔案保護設定與補交狀態分別核對。本文處理「資料已備妥卻無法完整提交」的情境；使用者資格、申請種類與付款方式，請接續在留申請線上辦：2026 年 10 月起手續費比窗口少最多 9,450 円，但不能減額、不能刷卡。

25MB包含照片，不是每份文件的額度

入管廳標示2026年10月時點的Q&A，附件條件為最多20個檔案，資料以PDF提交，並且連同臉部照片的總容量不得超過25MB。即使利用一括輸入模板，也是按個別申請計算，不會因為把多人資料放在同個模板就共用更大的額度。影像必須清楚且能以目視確認內容，200dpi相當以上是官方建議值，不能把它寫成只要解析度達標就必然受理。

用純粹假設的容量例子說明：文件PDF合計24MB、照片2MB，總量就是26MB，超過25MB。這不是系統實測結果或任何人的申請紀錄，只是提醒照片必須加總的算例。實務檢查時，應先用電腦的檔案資訊確認總量，並在系統裡核對實際選取的版本，避免壓縮後仍選到原本的大檔。

縮小檔案不能犧牲印章、姓名、日期或金額的辨識度。本文建議在送出前逐頁打開，檢查邊緣是否裁切、表格是否糊成一團，並對照申請身分的官方文件清單。照片格式與構圖另讀日本簽證與在留申請照片規格：交流協會 2 吋（約 4.5×3.5 公分）、入管廳 4×3 公分，不要把紙本照片尺寸當成此處PDF總量的替代規則。

容量超限與不能讀的PDF，處理方向不同

超過總量時，先附「資料添付に係る申告書」，也就是參考樣式9，以及容量內可提交的資料。官方個人申請指南接著要求按「確認へ進む」，再按「申込む」，先完成這一份原在留申請；不能停在附件畫面就等通知。後日，已受理申請的地方入管官署會寄來追完依頼郵件，再沿原申請的狀況確認與詳細畫面，附上申告書及可提交部分，該次仍須在25MB以內。若這次仍超限，應聯絡受理官署，不自行假設可以無限分批。完成原申請不代表每份附件已被審查端讀取，更不等於已獲在留許可。

另一類是PDF本身無法被入管確認。官方列出的情況包括密碼、禁止列印、禁止複製貼上、閱覽需要網路認證，以及不符合ISO 32000-1的PDF格式。這些檔案可能被作為錯誤檔處理，即使沒有跳出錯誤訊息，仍可能要求重新提交。不能用「我的電腦能打開」證明入管端一定可閱覽，尤其銀行或其他機關下載的文件可能附有保護設定。

檢查檔案限制時，不要擅自修改證明內容或破壞驗證資訊。可先查看文件的安全性屬性；若是發行機關設定的保護，向發行方詢問可供行政申請的版本，或聯絡受理官署確認可接受的提出方式。外語證明的翻譯問題請參照在留申請的外語文件要翻譯嗎：誰都可以翻譯，但要譯文準確並有譯者簽名，容量限制本身不構成省略翻譯或刪除必要頁面的許可。

郵寄交過資料，仍可能收到系統提醒

若因資料龐大而打算由窗口持參或郵寄，官方指南要求先向管轄官署相談，而且應在完成原在留申請之前相談。Q&A另說明，實際以出頭或郵寄提交後，促請提出資料的郵件可能仍持續寄送一段時間。要停止此類郵件，應在線上附上官方「追加資料提出済用データ（PDF）」。這份資料是用於反映已透過其他方式提交的情形，不是把未交文件標成已交的捷徑。郵寄前後可保留寄件清單及投遞紀錄，官署要求的個案期限與送達方式仍要依通知辦理。

本文也建議把補件資料分成「尚未提出、已線上提出、已郵寄、待官署確認」等狀態記錄，逐項對照原文件名稱。收到相同提醒時，先確認是否為系統狀態尚未同步，勿立刻把整份申請重新送一次；但也不能因此忽略官署另外要求的新資料。是否已完成申請受理，要回頭看申請查詢畫面及受理通知，與本篇檔案能否上傳分開確認。

怎麼做

1. 依申請種類逐項檢查文件與照片，確認PDF版本與目視可讀程度，計算含照片的合計容量。
2. 檢查PDF是否有密碼、列印或複製限制、網路驗證需求，避免將無錯誤視窗當作官署可讀的證明。
3. 超過25MB時備妥參考樣式9與可附部分；如果想改窗口持參或郵寄，先在原申請完成前向管轄官署相談。
4. 選擇線上追完方式者，附上申告書及容量內資料後，按「確認へ進む」與「申込む」完成原在留申請，保存申請受理狀態，不能只在上傳畫面等待。
5. 後日收到受理官署的追完通知，再於原申請的狀況確認及詳細畫面附上樣式9與剩餘資料；若該次仍超量，向官署確認後續提出方式。
6. 已依相談結果透過出頭或郵寄補交者，留存實際提出證據，並按Q&A附官方提出済PDF，處理系統持續提醒的情形。

日本在留線上附件超過25MB怎麼辦的相關背景：線上申請的整體做法見在留申請線上辦：2026 年 10 月起手續費比窗口少最多 9,450 円，但不能減額、不能刷卡，外語文件的翻譯規則見在留申請的外語文件要翻譯嗎：誰都可以翻譯，但要譯文準確並有譯者簽名，電子版 COE見電子版 COE：2023 年 3 月 17 日起可用電子郵件領取，在交流協會交影印本、機場出示手機畫面。

容易踩雷

• 每份PDF都小於25MB，就以為總量合格，漏把照片加入計算。
• 把200dpi的建議當成合格保證，卻沒有逐頁確認掃描是否可讀。
• 沒有錯誤視窗便認定保護PDF已被受理端讀到；官方明示有些錯誤檔不跳提示。
• 忘記按確認與申込完成原申請就等追完通知，或郵寄後沒有保留提出證據，甚至把未寄資料標成提出済。

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